プライバシーポリシー

個人情報保護方針

株式会社トーカ（以下、「当社」といいます。）は、インターネットサービス事業ならびに当社の各事業において取り扱う個人情報及び特定個人情報が、お客様のプライバシーを構成する重要な要素であることを深く認識し、個人情報及び特定個人情報の保護に関する法令、当社内部規程を全ての従業者が遵守することにより、お客様の当社に対する期待と信頼に応えてまいります。

（１）個人情報及び特定個人情報の取得、利用及び提供

当社が個人情報を取得、利用及び提供するにあたっては、あらかじめ、その利用目的をでき得る限り特定し、ご本人様に通知し、同意を得て、目的の達成に必要な限度において取得、利用及び提供させて頂くとともに、その目的の達成に必要な範囲を超えた取得、利用及び提供を行わない為の措置を講じます。また、ご本人様が容易に認識できない方法、偽りその他の不正な方法により取得することはありません。
なお、特定個人情報の取得、利用及び提供にあたっては、本人確認を行い、同意を得た上で取得し、法令で定められた利用目的にのみ限定した取り扱いを行い、その目的の達成に必要な範囲を超えた取得、利用及び提供を行わない為の措置を講じます。

（２）第三者への提供

当社は、ご本人の同意を得ている場合や法令にもとづく場合等を除き、取得した個人情報を第三者に提供することは致しません。

（３）法令、国が定める指針その他の規範の遵守

当社は、個人情報保護に関する法律、行政手続きにおける特定の個人情報を識別するための番号の利用等に関する法律、個人情報の取り扱いに関する法令及び国が定める指針その他規範等を遵守し、またJISQ15001:2017の要求事項を全社的に適用して管理を徹底します。

（４）仮名加工情報の取り扱い

当社は、法に定める措置を講じた上で、他の情報と照合しない限り、特定の個人を識別できないように個人情報を加工して得られた仮名加工情報を当社内部における分析でのみ利用する場合があります。

（５）個人情報及び特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止並びに是正

当社は、取り扱う個人情報及び特定個人情報を保護するための体制を構築し、その取り扱いに関するリスクを十分に認識及び分析した上で、必要かつ合理的な安全管理措置（個人情報を取り扱う従業者や委託先に対する監督、不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するシステムの導入等）を講じることにより個人情報及び特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損の防止を行います。また、個人情報及び特定個人情報の漏洩、滅失又は毀損が発生し得る、新たなリスクを察知した際には、遅滞なく是正処置を講じます。

（６）個人情報保護方針の内容についてのお問合せ、又は苦情及び相談への対応

個人情報保護方針の内容についてのお問合せ、又は個人情報及び特定個人情報を取得させて頂くご本人様の苦情及び相談については、以下のお問合せ窓口にて承ります。

＜個人情報の取り扱いに関する苦情・相談窓口＞

苦情・相談窓口担当

〒169-0051

東京都新宿区西早稲田2-15-7　鈴木ビル2F

（電話）03-5292-6021【受付時間：平日10時～18時、土日祝除く】

（E-mail）info@toka,ne,jp

（７）個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

本方針を頂点として策定する個人情報保護マネジメントシステムについては、技術動向、個人情報保護に関する社会情勢及び内外からよせられるご意見、苦情等の内容を十分考慮し、継続的に改善します。
制定：2022年6月1日

株式会社トーカ

代表取締役　渡辺喜昭

個人情報に関する公表事項

株式会社トーカ
代表取締役　　渡辺喜昭

当社にご提供頂きました個人情報及び当社で取り扱う保有個人データは、その全部又はその一部を下記業務並びに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。
また、当社は、目的の範囲内であっても、違法、又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのある方法で個人情報及び保有個人情報を利用いたしません。
なお、保有個人データとは、「体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示の求めの全てに応じることができる権限を有するもの」です。

１．個人情報及び保有個人データの利用目的

当社は、個人情報を下記業務並びに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

業務内容
- ご本人様の確認、ご契約の申込・変更・解約、ご契約内容の確認、ご利用料金の請求、ご利用料金・ご利用サービス提供条件の変更の通知、ご利用サービスの停止・中止・契約解除の通知、約款の変更の通知、その他当社サービス提供に関する業務
- 当社サービスのメールサポート・電話サポートに関する業務
- 採用に関する業務
- システム開発に関する業務
利用目的
a)　お客様の個人情報
- 当社業務に関する契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
- 当社業務の適切かつ円滑な遂行のため
- お取引に伴う業務上の連絡や挨拶状の送付等、お客さまとのお取引の適切かつ円滑な遂行のため
- 受電内容録音について、ご意見・ご要望、お問い合わせ内容の把握、今後のサービス向上のため
- 広告の効果測定のため、第三者の運営するサイトやサービス、ツール等から、当サイトに訪れる前にクリックされている広告の情報（クリック日や広告掲載サイト・注文番号等）を取得し、お預かりしているお客様の個人情報と照合する場合があります。
※なお、お客様の個人情報については、当社の個人情報保護体制の運用ルールに則り、当社のサービスの利用に関わるお申込みや契約等の各種手続き、利用に関する連絡対応のために規定の期間保管した後に、適切に廃棄いたします。

b)　採用応募時にご提供頂く個人情報
- 採用選考のため
- 職業安定局を通じて応募された場合、「採用通知書」等の職業安定局に対する提供
- 上記①～②に関わる、業務上の連絡
※なお、不採用者の個人情報については、当社の個人情報保護体制の運用ルールに則り（面談時に本人からの希望のない限り）適切に廃棄いたします。

c)　従業者の個人情報
- 雇用管理（入職、教育訓練、福利厚生、人事異動、退職に関わる手続き）のため
- 営業業務の遂行にあたり必要となる場合は、責任者や担当者の明示
- 上記①～②に関わる、業務上の連絡
※なお、退職者の個人情報については、当社の個人情報保護体制の運用ルールに則り、退職手続き・問い合わせ対応のために規定の期間保管した後に、適切に廃棄いたします。

d)　特定個人情報

当社が、法令に基づき、従業者（扶養親族を含む）・採用活動における内定者及び取引先等の個人番号を給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務手続きのため

e)　当社にお問い合わせいただいた方の個人情報

当該お問い合わせへの回答のため

f)　他の事業者等から業務の委託を受けご提供いただく個人情報

サポート業務等に関する個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務の適切かつ円滑な遂行のため

２．開示等の求めに応じる手続き

当社は、ご提供頂きました個人情報及び特定個人情報について、本人、又は本人の委任を受けた代理人から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止､消去、及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示、及び個人情報保護措置に関する情報提供（以下「開示等」といいます）のご請求があった場合、原則遅滞なくこれに対応致します。

a)　開示等の申し出先

苦情・相談窓口
郵送でご請求いただく場合は、下記宛に、所定の請求書に必要書類を添付のうえ、ご郵送ください。

〒169-0051
東京都新宿区西早稲田2-15-7　鈴木ビル2F
「株式会社トーカ　苦情・相談窓口担当」宛

b)　ご提出いただくもの

個人情報　開示等請求書
本人確認のための書類（運転免許証、パスポート、マイナンバーカード（表面）など）
法定代理人の場合は、上記②に加え、法定代理権があることを確認する書類
任意代理人の場合は、上記②に加え、当社所定の委任状及び本人の印鑑証明書

※なお、ご提出頂いた書類に個人番号や要配慮個人情報が記載されている場合、あらかじめ塗り潰した上でご提出下さい。当社受領時に塗り潰されていない場合は、当社にて塗り潰すことにより取得しないものとさせて頂きます。

c)　手数料

当該ご請求のうち、開示のご請求及び利用目的の通知のご請求につきましては、1回のご請求につき、1,100円(税込)の事務手数料及び振り込みにかかる費用をご負担頂きます。あらかじめご了承ください。

３．開示等の求めへの回答

回答・対応を記載した書面又は電磁的記録を、本人に対して郵送又は送信致します。
ただし、次のa)～f)のいずれかに該当する場合は,開示いたしかねます。なお、その場合は、開示できない理由の通知を以て回答・対応といたします。あらかじめご了承下さい。

a) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

b) 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

c) 法令に違反する場合

d) 本人及び代理権が確認できない場合

e) 所定の書類に不備があった場合

f) 開示等のご請求の対象が、当社の「保有個人データ」に該当しない場合

※電磁的記録（電子ファイル形式）による回答・対応をご希望の場合、ドメイン指定受信などの制限をされている方は、ドメイン「@toka.ne.jp」の指定受信設定をお願い致します。

4．保有個人データの取り扱いに関する相談・苦情の申し出先

苦情・相談窓口担当

〒169-0051
東京都新宿区西早稲田2-15-7　鈴木ビル2F